Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng lưu trữ đám mây để làm việc từ xa
Trong vài năm gần đây, lưu trữ đám mây (cloud storage) đã trở nên phổ biến một cách nhanh chóng. Đĩa CD và ổ USB vốn được sử dụng rộng rãi những năm 2000 nhưng nay chỉ còn một số ít người vẫn đang sử dụng chúng.
Tuy nhiên, ngay cả những người thường xuyên làm việc từ xa cũng không nên bỏ qua hoàn toàn các lựa chọn lưu trữ cục bộ. Mỗi người có nhu cầu lưu trữ khác nhau và việc chuyển đổi không tính toán sang các nền tảng lưu trữ mới sẽ ảnh hưởng tới công việc của bạn.
Để giúp bạn đưa ra quyết định khách quan, sáng suốt, tôi sẽ tổng hợp những ưu điểm và nhược điểm của việc lưu trữ đám mây để làm việc từ xa.
Ưu điểm của giải pháp lưu trữ đám mây với những người làm việc từ xa
Điện toán đám mây đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của các giải pháp lưu trữ hiện đại. Báo cáo gần đây nhất của Flexera cho thấy 93% doanh nghiệp sử dụng đa nền tảng lưu trữ đám mây và 87% trong số đó sử dụng mạng riêng tư và công cộng. Hầu hết các tổ chức và cá nhân đang chuyển đổi sang đám mây vì những lý do sau:
- Thuê bao lưu trữ đám mây có giá phải chăng
Trái với suy nghĩ của nhiều người, thực tế lưu trữ đám mây rẻ hơn lưu trữ cục bộ. Hệ thống lưu trữ đám mây yêu cầu bạn phải thanh toán theo kiểu thuê bao hàng tháng nhưng bạn sẽ nhận được nhiều dung lượng hơn trên số tiền mà bạn bỏ ra. Thông thường, bỏ ra 10 USD/tháng bạn sẽ nhận được dung lượng lưu trữ từ 1TB đến 2TB.
Bạn thậm chí còn có thể xem xét các giải pháp lưu trữ đám mây miễn phí. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cho phép bạn sử dụng miễn phí 10GB đến 15Gb đầu tiên. Bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi chuyển và lưu trữ tệp trên các tài khoản miễn phí dù tính năng có hơi bị hạn chế.
Thường thì một ổ cứng 1TB có giá rẻ nhất là 60 USD. Chẳng có gì đảm bảo rằng ổ cứng của bạn sẽ hoạt động đến lúc nào, nó cũng có thể bị hỏng không báo trước khiến bạn mất file…
- Lưu trữ đám mây cho phép truy cập đa thiết bị
Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc sử dụng lưu trữ đám mây là bạn có quyền truy cập tốt hơn vào các file của mình. Bạn có thể truy cập file từ bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào miễn là bạn có kết nối internet. Bạn cũng có thể chia sẻ quyền truy cập cho bạn bè, không giới hạn số người và không cần biết là họ đang ở đâu.
Ngược lại, ổ cứng, USB… yêu cầu kết nối vật lý với thiết bị. Giả sử, nếu bạn quản lý một nhóm nhân viên từ xa, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc chia sẻ file nếu chỉ dùng giải pháp lưu trữ cục bộ.
- Các nhóm có thể tích hợp công nghệ đám mây vào hệ sinh thái của họ
Bạn có thể tích hợp hệ thống đám mây với nhiều thiết bị khác nhau. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đều có giới hạn hệ điều hành tối thiểu, do vậy bạn có thể liên kết tài khoản lưu trữ đám mây của mình với laptop, tablet, smartphone và thậm chí cả smartwatch.
Dẫu vậy, bạn đừng nên lựa chọn giải pháp lưu trữ đám mây một cách mù quáng. Tôi khuyên bạn nên sử dụng các chương trình phần mềm tương thích với hệ sinh thái của nhóm làm việc từ xa mà bạn đang tham gia. Giải sử, công ty của bạn đang dùng các thiết bị chạy Windows thì Microsoft OneDrive sẽ hoạt động nhanh hơn nhiều và cung cấp nhiều chức năng hơn nhiều so với iCloud Drive.
- Giải pháp lưu trữ đám mây đơn giản hóa việc khôi phục dữ liệu
Có nhiều cách để khôi phục dữ liệu bị mất nhưng chúng đều rất tốn thời gian và công sức. Bạn sẽ không ngại dành vài giờ để khôi phục các file nhỏ nếu bạn vô tình làm mất. Tuy nhiên, với cả một cơ sở dữ liệu lớn thì công việc khôi phục sẽ rất vất vả.
Việc sao lưu dữ liệu bằng các giải pháp lưu trữ đám mây sẽ giúp bạn tránh bị mất dữ liệu do các sự cố cục bộ như hỏng thiết bị, hỏng ổ cứng hoặc bị tấn công bởi ransomware.
- Hệ thống điện toán đám mây mã hóa các file được lưu trữ
Mã hóa đóng vai trò như một tính năng bảo mật tiêu chuẩn trong hệ thống lưu trữ đám mây. Cho dù bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ đám mây nào chăng nữa thì dữ liệu của bạn vẫn sẽ được mã hóa.
Dẫu vậy, mỗi nhà cung cấp sẽ sử dụng một tiêu chuẩn mã hóa khác nhau. Ví dụ, iCloud Drive sử dụng mã hóa AES 128 bit trong khi Google Drive, Dropbox và Microsoft OneDrive sử dụng mã hóa AES 256 bit.
Nhược điểm của giải pháp lưu trữ đám mây với những người làm việc từ xa
Mặc dù lưu trữ đám mây có các ưu điểm về chi phí và khả năng truy cập nhưng bạn vẫn nên xem xét các thiết bị lưu trữ cục bộ. Tôi khuyên bạn không nên bỏ qua các ổ cứng lưu trữ vật lý một cách bất chấp. Dưới đây là những nhược điểm của lưu trữ đám mây và chúng sẽ được bù đắp nếu như bạn có giải pháp lưu trữ cục bộ hợp lý.
- Lưu trữ đám mây có tốc độ tải chậm hơn
Nói một cách chính xác thì lưu trữ đám mây có tốc độ không ổn định bởi nó phụ thuộc vào kết nối internet của bạn. Nếu kết nối internet chập chờn bạn sẽ gặp khó trong việc truy cập các file của mình. Nếu quản lý một nhóm từ xa, kết nối internet thiếu ổn định sẽ làm giảm năng suất công việc.
Với hệ thống lưu trữ cục bộ được cấu hình mở, bạn sẽ có thể tiếp tục chia sẻ và trao đổi các file trong mạng nội bộ ngay cả khi không có internet.
- Phụ thuộc vào giải pháp bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ đám mây
Khi sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn chỉ có quyền kiểm soát tối thiểu với bảo mật tổng thể của dữ liệu của mình. Chọn thông tin đăng nhập an toàn, mật khẩu mạnh và kiểm soát truy cập chỉ giúp dữ liệu của bạn an toàn ở mức nào đó trong khi tất cả các phần bảo mật khác nằm hoàn toàn trong tay nhà cung cấp.
Nếu bạn làm việc độc lập, việc mất kiểm soát dữ liệu có thể không gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, nếu quản lý một nhóm, một doanh nghiệp nhỏ hoặc trung bình, bạn có thể sẽ muốn nắm trong tay các cấu hình an ninh mạng riêng biệt.
- Hệ thống đám mây SaaS tạo ra khoảng trống trong việc kiểm soát truy cập
Những người làm việc độc lập và làm việc từ xa nhận thấy rằng hệ thống đám mây SaaS (phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ) rất tiện lợi vì chúng hoạt động hiệu quả. Nhưng thật không may, sự tiện lợi cũng đi kèm với những hạn chế. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây không chỉ kiểm soát bảo mật hệ thống lưu trữ của bạn mà còn kiểm soát toàn bộ chức năng của nó.
Việc thiếu kiểm soát tạo ra khoảng trống trong việc kiểm soát truy cập từ đó cản trở người dùng giảm thiểu một cách hiệu quả các vấn đề về dữ liệu riêng tư khác nhau, các mối đe dọa bảo mật và sự kém hiệu quả của quy trình làm việc. Nếu bạn muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn, bạn hãy tham khảo các giải pháp thay thế như IaaS (hạ tầng được cung cấp dưới dạng dịch vụ) và PaaS (nền tảng được cung cấp dưới dạng dịch vụ).
- Di chuyển sang hệ thống đám mây khác là một thách thức lớn
Chuyển file từ đám mây và các thiết bị lưu trữ cục bộ là công việc rất dễ dàng nhưng chuyển từ đám mây này sang đám mây khác thì không. Việc chuyển dữ liệu với dung lượng hàng terabyte từ hệ thống đám mây này qua hệ thống đám mây khác có thể mất vài ngày.
Vì thế, hãy nghiên cứu tất cả các lựa chọn của bạn một cách kỹ càng. Nếu có thể, hãy thử dùng một số hệ thống đám mây trước khi quyết định sử dụng hoặc áp dụng nó cho hệ thống của doanh nghiệp.
- Các gói thuê bao lưu trữ đám mây sẽ khóa chân bạn
Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường sử dụng các chương trình khuyến mãi và giảm giá để khuyến khích khách hàng chọn gói thanh toán theo năm. Trong một số trường hợp, họ sẵn sàng giảm hơn 50% chi phí.
Về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều nhưng hãy cân nhắc các lựa chọn bởi nếu ngừng sử dụng đột ngột bạn sẽ không nhận lại được tiền.
Thay vào đó, bạn có thể trải nghiệm dịch vụ bằng các gói dùng thử bất cứ khi nào có thể. Bạn cũng có thể sử dụng tài khoản miễn phí vài tháng để xem chất lượng như thế nào trước khi trả tiền thuê bao.
Các giải pháp lưu trữ đám mây có đáng sử dụng không?
Có nên đầu tư vào lưu trữ đám mây hay không phụ thuộc rất nhiều vào thiết lập hiện tại của bạn. Không có giải pháp lưu trữ nào phù hợp với tất cả mọi người. Bạn cần đánh giá các loại file mà bạn lưu trữ, cách mà đối tác của bạn gửi file và kiểm tra xem bạn có thể tích hợp một cách liền mạch các công nghệ điện toán đám mây vào hệ sinh thái của bạn hay không.
Tôi khuyến khích các bạn chuyên làm việc từ xa sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây. Các thương hiệu lớn như iCloud Drive, Google Drive và Dropbox đều cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí nhất định nên bạn có thể tận dụng chúng. Sau đó, khi nhu cầu tăng lên, bạn hãy lựa chọn một dịch vụ ưng ý nhất để gắn bó, trả tiền thuê bao cho dung lượng lớn hơn